Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023

Table des matières

• 1 Introduction
• 2 Le Service des poursuites pénales du Canada
• 3 Le Bureau de l’AIPRP
  • 3.1 Structure organisationnelle
• 4 Pouvoirs délégués
• 5 Rendement
  • 5.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
    • 5.1.1 Nombre de demandes
  • 5.2 Demandes fermées pendant l’exercice visé
    • 5.2.1 Dispositions prises à l’égard des demandes
    • 5.2.2 Nombre de pages traitées
    • 5.2.3 Délai de traitement
    • 5.2.4 Exceptions
    • 5.2.5 Exclusions
    • 5.2.6 Supports des documents communiqués
    • 5.2.7 Complexité
    • 5.2.8 Présomptions de refus
    • 5.2.9 Demandes de traduction
  • 5.3 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  • 5.4 Prorogations
  • 5.5 Demandes de consultation reçues d’autres institutions
    • 5.5.1 Nombre de demandes de consultation
    • 5.5.2 Source des demandes de consultation
    • 5.5.3 Dispositions prises et recommandations
    • 5.5.4 Délai de traitement
  • 5.6 Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • 5.7 Coûts
• 6 Activités de formation et de sensibilisation
• 7 Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • 7.1 Structure de gouvernance de l’AIPRP
  • 7.2 Info Source
  • 7.3 Initiatives visant à améliorer la protection de la vie privée
  • 7.4 Mesures d'atténuation en réponse à la COVID-19
• 8 Plaintes et enquêtes
• 9 Suivi de la conformité
• 10 Atteintes substantielles à la vie privée
• 11 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• 12 Divulgation dans l’intérêt public
• 13 Annexe A – Arrêté sur la délégation
• 14 Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• 15 Annexe C – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

1 Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Le Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) est assujetti à la Loi depuis qu’il a été établi en tant qu’organisme indépendant, le 12 décembre 2006, lors de l’entrée en vigueur de la Loi sur le directeur des poursuites pénales (Partie 3 de la Loi fédérale sur la responsabilité).

Conformément à l’article 72 de la Loi, le présent Rapport sur l’application de la Loi pour 2022-2023 a été préparé en vue d’être déposé devant la Chambre des communes et le Sénat. Le Rapport fournit une analyse des renseignements contenus dans le Rapport statistique sur laLoidu SPPC. En outre, il rend compte des tendances qui se dessinent, des activités de formation et des politiques, des lignes directrices et des procédures internes relativement à l’application de la Loi au SPPC.

2 Le Service des poursuites pénales du Canada

Le mandat du SPPC est énoncé dans la Loi sur le directeur des poursuites pénales (LDPP). Aux termes de la LDPP, la directrice des poursuites pénales (DPP), en sa qualité de sous-procureure générale du Canada, exerce les attributions suivantes :

• engager et mener des poursuites fédérales;
• intervenir relativement à toute affaire dans laquelle des questions d’intérêt sont soulevées qui pourraient avoir une incidence sur la conduite des poursuites ou des enquêtes connexes;
• donner des lignes directrices aux personnes agissant à titre de procureurs de l’État;
• conseiller les organismes chargés de l’application de la loi et les organismes d’enquête à l’égard des poursuites, de façon générale ou à l’égard d’une enquête pouvant mener à des poursuites;
• communiquer avec les médias et le public relativement à toute question liée à l’introduction ou à la conduite des poursuites;
• exercer les pouvoirs du procureur général relatifs aux poursuites privées;
• exercer toutes autres attributions que lui assigne le procureur général et qui ne sont pas compatibles avec sa charge.

La LDPP confère également à la DPP le pouvoir :

• de mener les poursuites relatives à toute infraction à la Loi électorale du Canada;
• d’exercer, sous l’autorité et pour le compte du procureur général, les attributions conférées à ce dernier par la Loi sur l’extradition et la Loi sur l’entraide juridique en matière criminelle.

En outre, la DPP a rang et statut d’administratrice générale de ministère et, à ce titre, est responsable de la gestion du SPPC comme organisme fédéral distinct.

3 Le Bureau de l’AIPRP

Le Bureau de l’AIPRP est le premier responsable de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de la Loi sur l’accès à l’information (collectivement désignées sous le nom de l’AIPRP). Il traite directement avec le grand public concernant les demandes d’accès à l’information, il communique avec les bureaux de première responsabilité (les experts en la matière) pour répondre aux demandes et il sert de centre d’excellence en matière d’AIPRP au sein du SPPC.

Le Bureau de l’AIPRP exerce les responsabilités suivantes :

• traiter les demandes de renseignements personnels sous le régime de la Loi sur la protection des renseignements personnels, du Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement), ainsi que des politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada;
• répondre aux demandes de consultation reçues des autres institutions fédérales ou des autres ordres de gouvernement sur les documents du SPPC qu’ils envisagent de communiquer, y compris examiner les documents protégés par le secret professionnel de l’avocat, liés aux poursuites pénales;
• conseiller les gestionnaires et les employés du SPPC sur la manière d’appliquer et d’interpréter la Loi, le Règlement, ainsi que les politiques et directives du SCT;
• examiner les politiques, les ententes et les procédures du SPPC et formuler des recommandations afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux dispositions de la Loi;
• veiller à ce que le SPPC respecte la Loi, le Règlement, ainsi que les politiques et directives du SCT;
• communiquer avec les enquêteurs du Commissariat à la protection de la vie privée pour donner suite aux plaintes contre le SPPC;
• vérifier que les documents qui se prêtent à la publication proactive ne contiennent pas de renseignements personnels, avant qu’ils ne soient diffusés sur le site Web du SPPC;
• par des séances de formation, sensibiliser les gestionnaires et les employés du SPPC à la Loi, au Règlement, ainsi qu’aux politiques et directives du SCT;
• mettre à jour le chapitre consacré au SPPC dans la publication du gouvernement fédéral, intitulée : Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux;
• présenter au SCT un rapport statistique annuel sur l’application de la Loi;
• rédiger un rapport annuel sur l’application de la Loi, qui sera soumis aux deux chambres du Parlement.

3.1 Structure organisationnelle

La directrice générale, Communications et affaires parlementaires (CAP), agit à titre de coordonnatrice de l’AIPRP au SPPC. La directrice du Bureau de l’AIPRP relève de la directrice générale des CAP.

Du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, le Bureau de l’AIPRP était composé d’une (1) directrice, de deux (2) conseillers principaux, de deux (2) conseillères et d’une (1) agente. Au cours de la période visée par le Rapport, le Bureau ne comptait pas d’experts-conseils. Au début de 2022-2023, un poste de conseiller en AIPRP et le poste d’agent en AIPRP étaient vacants. Ils ont été pourvus pendant la deuxième moitié de l’exercice.

Conformément au paragraphe 73.1 de la Loi, le SPPC peut fournir des services d’AIPRP à une autre institution fédérale relevant du même portefeuille ministériel et recevoir de tels services d’une telle institution. Aucune entente de service de la sorte n’a été conclue au cours de la période visée.

L’organigramme ci-dessous décrit la structure organisationnelle du Bureau de l’AIPRP au 31 mars 2023 :

4 Pouvoirs délégués

Aux termes de l’article 73 de la Loi, « le responsable d’une institution fédérale peut, par arrêté, déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés de l’institution ».

À titre de « responsable d’institution fédérale », la DPP a délégué à la directrice générale des CAP, au directeur général principal des Services ministériels et à la directrice du Bureau de l’AIPRP les attributions dont elle est investie en vertu de la Loi (annexe A, Arrêté sur la délégation). La directrice du Bureau de l’AIPRP exerce les attributions visées en l’absence de la directrice générale des CAP. Le directeur général principal des Services ministériels exerce les attributions visées en l’absence de la directrice générale des CAP et de la directrice du Bureau de l’AIPRP.

5 Rendement

La partie suivante fournit un aperçu des principales données sur le rendement du SPPC pour l’exercice visé, comme l’indiquent le Rapport statistique sur la Loi de 2022-2023 et le Rapport statistique supplémentaire sur la Loi de 2022-2023, reproduits respectivement aux annexes B et C du présent rapport.

5.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

5.1.1 Nombre de demandes

Le diagramme ci-dessous montre la tendance observée :

Nota : Le SPPC a été créé le 12 décembre 2006; par conséquent, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu’une période de trois mois.

5.2 Demandes fermées au cours de l’exercice visé

5.2.1 Dispositions prises à l’égard des demandes

Le SPPC a répondu à 17 demandes de renseignements personnels reçues en 2022-2023 ou reportées de l’exercice précédent, soit trois (3) de plus que le nombre de demandes qui ont été fermées au cours de l’exercice précédent.

La part de demandes fermées au cours des récents exercices a augmenté. Le diagramme suivant illustre la tendance observée, en présentant le taux de fermeture des demandes pour chacun des cinq derniers exercices.

Deux (2) demandes demeuraient en suspens au 31 mars 2023 et ont été reportées au prochain exercice; moins que les quatre (4) demandes demeurées en suspens à la fin de l’exercice précédent.

Les demandes désignées actives à la fin de 2022-2023 ont été reçues précédemment; l’une (1) en 2020-2021, l’autre (1) en 2016-2017. Dans le cas des deux (2) demandes, la prorogation du délai initial a été autorisée afin de faciliter le traitement d’une grande quantité de pages de renseignements. Malgré les prorogations accordées, il faudra plus de temps pour répondre aux demandes, dont le délai de traitement est maintenant expiré.

Le diagramme suivant montre la répartition des demandes fermées en 2022-2023, en fonction des dispositions prises à leur égard :

Des 17 demandes fermées en 2022-2023, sept (7) ont donné lieu à la communication totale ou partielle des renseignements. Dans l’ensemble, 63 % des demandes fermées au cours des cinq derniers exercices ont donné lieu à la communication totale ou partielle des renseignements aux demandeurs.

En 2022-2023, le SPPC a fermé les demandes suivantes, qui n’ont pas mené à la communication de renseignements.

Aucun document n’existe

Cinq (5) demandes n’ont pas pu être traitées, parce que le SPPC ne possédait aucun document pertinent. Dans la mesure du possible, le nom et les coordonnées des institutions gouvernementales pouvant disposer des renseignements recherchés ont été transmis aux demandeurs.

Demandes abandonnées

Trois (3) demandes ont été abandonnées. Dans la plupart des cas d’abandon, les demandeurs doivent fournir des précisions pour que leur demande soit traitée. Lorsque les demandeurs ne fournissent pas les précisions nécessaires, leur demande est réputée abandonnée. Dans d’autres cas, les demandeurs décident d’abandonner leur demande.

Refus de communication des renseignements

Deux (2) demandes ont donné lieu à un refus de communication. Elles portaient sur des renseignements confidentiels, relatifs à une poursuite prévue, obtenus dans le cadre d’une enquête criminelle en cours.

5.2.2 Nombre de pages traitées

Pour fermer 17 demandes en 2022-2023, le SPPC a dû traiter 3 033 pages pertinentes, soit beaucoup moins que les 13 388 pages traitées au cours de l’exercice précédent. La forte hausse observée en 2021-2022 était en partie attribuable à une poignée de demandes, qui ont exigé l’examen de la quasi-totalité des pages traitées au cours de cette période. En comparaison, une (1) seule demande a exigé le traitement de plus de 1 000 pages de renseignements en 2022-2023.

En outre, le Bureau de l’AIPRP du SPPC a examiné 6 802 autres pages de renseignements, provenant de l’ensemble de l’organisme, qui se sont avérées non pertinentes et qui n’ont donc pas été prises en considération dans les réponses aux demandes.

Le diagramme suivant fait la synthèse du nombre de pages pertinentes, traitées par le SPPC, au cours des cinq derniers exercices :

5.2.3 Délai de traitement

Douze (12), soit 71 %, des 17 demandes fermées en 2022-2023 ont été traitées dans le délai initial de 30 jours prescrit par la Loi. Il s’agit de deux (2) demandes de plus que le nombre de demandes fermées dans le même délai, en 2021-2022.

La part de demandes fermées dans les 30 jours suivant leur réception a fluctué au cours des cinq derniers exercices. En moyenne, le SPPC a traité 74 % des demandes dans le délai initial prescrit. Le taux de demandes fermées dans les 30 jours a connu une lente progression à partir de 2018-2019, avant de diminuer à nouveau au cours des deux dernières périodes. La baisse observée pendant cet exercice pourrait être attribuable aux ressources humaines limitées au début de l’exercice et au nombre record de demandes d’accès à l’information reçues par le SPPC pendant la même période.

Le diagramme suivant illustre la tendance générale observée :

Le tableau ci-dessous illustre la répartition des demandes fermées en 2022-2023, en fonction des différents délais de traitement :

5.2.4 Exceptions

Le droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent est assujetti à des exceptions limitées et spécifiques. Les exceptions au droit d’accès sont énoncées aux articles 18 à 28 de la Loi.

Le diagramme ci-dessous montre la répartition des demandes fermées en 2022-2023, en fonction des différentes exceptions invoquées par le SPPC :

Au cours des cinq derniers exercices, les exceptions les plus fréquemment invoquées par le SPPC pour refuser la communication de renseignements personnels sont celles prévues aux articles 26 (renseignements concernant un autre individu) et 27 (renseignements protégés : avocats et notaires) de la Loi. Une situation conforme au mandat du SPPC, qui consiste à mener des poursuites fédérales, pour lesquelles le traitement de renseignements personnels est souvent nécessaire, et à fournir des conseils juridiques aux organismes chargés de l’application de la loi et aux organismes d’enquête, en vue de répondre à des questions relatives aux poursuites.

5.2.5 Exclusions

Les documents ou les parties de documents auxquels la Loi ne s’applique pas sont visés par des « exclusions » en vertu de la Loi. Les documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d’expositions pour le public et les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada sont visés par les exclusions prévues à l’article 69 de la Loi. Les documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada, également appelés documents confidentiels du Cabinet, et dont l’existence remonte à moins de 20 ans, sont visés par les exclusions prévues à l’article 70 de la Loi.

Le SPPC n’a invoqué aucune exclusion en 2022-2023.

5.2.6 Support des renseignements communiqués

En 2022-2023, les renseignements à communiquer ont été fournis sur support électronique en réponse aux sept (7) demandes, pour lesquelles des documents pertinents ont été communiqués en tout ou en partie.

Au cours des cinq derniers exercices, la communication de renseignements a été effectuée sur support électronique, par courriel ou sur disque compact, dans 94 % des cas, et sur support papier, dans 6 % des cas.

Le diagramme suivant montre, pour les cinq derniers exercices, la répartition des documents communiqués, en fonction du support utilisé :

5.2.7 Complexité

En raison de la nature du travail du SPPC, le traitement des demandes de renseignements personnels peut se révéler difficile, et les demandes sont souvent réputées complexes à cause d’un certain nombre de facteurs :

• Les renseignements personnels d’un demandeur peuvent être mêlés à ceux d’un autre individu. Dans ces circonstances, l’article 26 de la Loi peut s’appliquer en vue de protéger les renseignements personnels d’un autre individu. Les renseignements personnels entremêlés se sont avérés comme étant le principal facteur de complexité pour six (6) demandes fermées en 2022-2023, à l’instar des exercices précédents.
• En outre, le Bureau de l’AIPRP peut demander des conseils juridiques, ce qui fut le cas pour deux (2) demandes complexes, fermées en 2022-2023.

De plus, le SPPC doit souvent récupérer des documents auprès de différents bureaux régionaux à l’échelle nationale, ce qui complexifie le traitement de bon nombre de demandes. En 2022-2023, le bureau régional du Québec a été le plus souvent consulté; on a fait appel à lui trois (3) fois.

5.2.8 Présomptions de refus

Les demandes qui ne sont pas fermées dans le délai initial de 30 jours prescrit par la Loi ou à l’intérieur du délai visé par une prorogation prévue par la Loi valent « présomptions de refus ». La section 5.4 (Prorogations) du présent rapport fournit de plus amples renseignements sur les circonstances dans lesquelles la prorogation du délai initial est autorisée par la Loi.

La plupart (82 %) des 17 demandes fermées pendant l’exercice visé ont été traitées dans le délai initial prescrit ou dans le délai visé par la prorogation autorisée.

Trois (3) demandes fermées en 2022-2023 ont valu présomption de refus, soit une (1) de plus qu’au cours de l’exercice précédent. Les retards observés étaient principalement attribuables à la lourde charge de travail du personnel de l’AIPRP et à un processus de consultation inhabituellement long, mené auprès d’une autre institution gouvernementale. En outre, deux (2) de ces trois (3) demandes fermées en 2022-2023, pour lesquelles la prorogation du délai initial avait été autorisée, ont valu présomption de refus parce que le maximum de 30 jours supplémentaires autorisé par la Loi n’a pas été suffisant pour pouvoir les traiter.

5.2.9 Demandes de traduction

À l’instar des cinq derniers exercices financiers, le SPPC n’a reçu aucune demande de traduction de documents en langues officielles en 2022-2023.

5.3 Demandes de correction de renseignements personnels et de mentions

5.4 Prorogations

Conformément au paragraphe 15(a) de la Loi, le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai initial prescrit par la Loi d’une période maximale de trente jours dans les cas où l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution et où les consultations à mener auprès d’autres institutions gouvernementales pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai.

Le SPPC a autorisé la prorogation du délai de quatre (4) demandes fermées en 2022-2023, soit une (1) de plus qu’au cours de l’exercice précédent.

Le tableau suivant fait la synthèse du nombre de prorogations autorisées par le SPPC en 2022-2023, en fonction de la durée et du motif invoqué :

5.5 Demandes de consultation reçues d’autres institutions

5.5.1 Nombre de demandes de consultation

En 2022-2023, le SPPC a reçu une (1) demande de consultation d’une autre institution gouvernementale en vertu de la Loi, à l’instar des deux derniers exercices. Aucune consultation n’a été reportée de l’exercice antérieur.

Depuis le 12 décembre 2006, le SPPC a reçu au total 122 demandes de consultation. On a observé une augmentation marquée du nombre de demandes de consultation en 2010-2011. Cependant, le nombre de demandes reçues par le SPPC depuis lors a généralement diminué, particulièrement au cours des derniers exercices.

Le diagramme ci-dessous montre la tendance observée :

Note : Comme le SPPC a été créé le 12 décembre 2006, les données pour 2006-2007 ne reflètent qu'une période de trois mois.

5.5.2 Source des demandes de consultation

La demande de consultation reçue en 2022-2023 provenait de l’Agence du revenu du Canada; assujettie à la Loi elle aussi et source occasionnelle des demandes de consultation de renseignements personnels reçues par le SPPC au cours des derniers exercices.

5.5.3 Dispositions prises et recommandations

Le SPPC a donné suite à la demande de consultation qu’il a reçue en 2022-2023. Par conséquent, au 31 mars 2022, il n’y avait pas de demande de consultation en suspens.

Au cours de l’exercice visé, le SPPC a traité 444 pages de renseignements pour répondre à la demande de consultation reçue, par rapport aux maigres six (6) pages traitées en 2021-2022.

Le diagramme ci-dessous montre la variation considérable du nombre de pages traitées par exercice, pour les cinq dernières périodes de rapport :

Quant à la demande de consultation traitée en 2022-2023, le SPPC a recommandé la communication partielle des renseignements personnels. Au cours des cinq derniers exercices, le SPPC n’a jamais refusé de communiquer des renseignements personnels en réponse aux demandes de consultation reçues.

5.5.4 Délai de traitement

La demande de consultation reçue en 2022-2023 a été traitée dans les 38 jours suivant sa réception.

Au cours des cinq derniers exercices, la moitié des demandes de consultation reçues a été traitée dans les 30 premiers jours.

5.6 Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Au cours de l’exercice 2022-2023, le SPPC n’a traité aucune demande de consultation en vertu de l’article 70 (documents confidentiels du Cabinet) de la Loi.

5.7 Dépenses

En 2022-2023, le SPPC a consacré un total de 193 651 $ à l’administration de laLoi, dont 192 070 $ aux dépenses salariales, soit la plus grande part du total des dépenses, et 1 581 $ aux dépenses de biens et services.

Au cours de la période visée, aucune dépense n’a été engagée pour les heures supplémentaires.

6 Activités de formation et de sensibilisation

Deux (2) séances de sensibilisation officielles ont eu lieu en 2022-2023. L’une (1) des séances a été offerte aux avocats de l’administration centrale du SPPC pour leur donner un aperçu des obligations en matière d’AIPRP. L’autre séance, sur les atteintes à la sécurité et à la vie privée, a été offerte à la direction du SPPC, par le Bureau de l’AIPRP, les Services de sécurité et la Gestion de l’information. La présentation a servi à rappeler la responsabilité de tous les employés de protéger les renseignements désignés « Protégé C », c’est-à-dire les renseignements qui pourraient porter un préjudice extrêmement grave à un individu s’ils étaient compromis.

En outre, au cours de la même période, un aperçu des activités du Bureau de l’AIPRP a été présenté au nouveau directeur général principal des Services ministériels du SPPC.

Des présentations ont été offertes par le passé pour mieux faire connaître les obligations que doit respecter l’organisme en matière d’AIPRP. Tous les employés du SPPC peuvent consulter les documents connexes sur le site Web interne.

En fonction des besoins, le personnel de l’AIPRP a offert aux employés de la formation dans un cadre non structuré sur le traitement des demandes de renseignements personnels et il a régulièrement conseillé les responsables du SPPC à l’égard de l’interprétation de la Loi, notamment les obligations à respecter relativement à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la protection des renseignements personnels.

7 Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

7.1 Structure de gouvernance de l’AIPRP

La structure de gouvernance de l’AIPRP du SPPC a été approuvée par le Conseil exécutif en octobre 2011. Elle établit les liens hiérarchiques au sein du SPPC et décrit clairement les responsabilités relatives à la prise de décisions aux fins de l’application de la Loi.

7.2 Info Source

La publication Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux est accessible sur le site Web du gouvernement du Canada (Canada.ca) et fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La publication sert également de dépôt pour les fichiers de renseignements personnels du gouvernement, lesquels décrivent la manière dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés et éliminés dans le cadre de l’administration des programmes et services des institutions fédérales.

Au moins une fois par exercice, le Bureau de l’AIPRP examine et met à jour, s’il y a lieu, l’information sur les activités et les fonds de renseignements du SPPC que renferme la publication. Il n’y a pas eu lieu de mettre à jour l’information en 2022-2023.

7.3 Initiatives visant à améliorer la protection de la vie privée

En 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP du SPPC a simplifié les procédures internes pour faciliter le processus administratif visant l’obtention des approbations nécessaires à la diffusion informelle de renseignements personnels. Les améliorations ont été apportées pour autoriser les hauts dirigeants de l’AIPRP à prendre des décisions qui ne relèvent pas de l’Arrêté sur la délégation des pouvoirs relatifs à l’AIPRP du SPPC. En outre, le processus administratif devait être amélioré de façon à ce que l’organisme puisse répondre de manière plus efficace à toutes les demandes qui lui sont présentées, en particulier compte tenu du nombre record de demandes officielles d’accès à l’information reçues au cours de l’exercice visé.

En outre, le SPPC prévoit de réviser des politiques et des procédures au cours des prochains exercices, dans le but de se préparer à la mise à jour des directives associées à l’application de la Loiet à la modernisation continue des services numériques en matière d’AIPRP.

7.4 Mesures d’atténuation en réponse à la COVID-19

La pandémie de COVID-19 n’a pas eu de répercussions sur les activités d’AIPRP du SPPC en 2022-2023. Au cours des derniers exercices, le Bureau de l’AIPRP a adapté ses processus opérationnels. Par conséquent, il n’y a pas eu lieu de prendre d’autres mesures pour réduire l’incidence de la pandémie sur les services offerts aux demandeurs.

Des renseignements complémentaires sur les capacités opérationnelles, relatives au contexte de la pandémie, sont fournis à l’annexe C, Rapport statistique supplémentaire 2022-2023, du présent rapport.

8 Plaintes et enquêtes

Pour les décisions prises en vertu de la Loi, un système à deux paliers de révision est prévu. La disposition fait en sorte que les institutions fédérales respectent leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que le droit d’accès des demandeurs aux renseignements personnels les concernant et à un traitement équitable. Le premier palier prévoit le dépôt d’une plainte officielle auprès du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), et le deuxième, la présentation d’une demande de contrôle judiciaire à la Cour fédérale.

Le SPPC examine les résultats de toutes les enquêtes menées par le CPVP et intègre les leçons apprises dans ses processus opérationnels, s’il y a lieu.

Au cours de l’exercice visé, aucune nouvelle enquête n’a été officiellement ouverte à l’issue d’une plainte et aucune enquête n’a été close. En outre, au 31 mars 2023, il n’y avait pas d’enquête en suspens.

Le CPVP n’a entrepris aucune vérification de la protection de la vie privée visant le SPPC en 2022-2023. En outre, aucune demande de contrôle judiciaire n’a été déposée à la Cour fédérale au cours de la période visée par le Rapport.

9 Suivi de la conformité

Le Bureau de l’AIPRP dispose d’un système exhaustif de rapports statistiques et de mesure du rendement pour suivre le traitement des demandes officielles, des demandes informelles et des demandes de consultation que reçoit le SPPC.

Chaque membre du Bureau de l’AIPRP est responsable de surveiller le temps de traitement des demandes qui lui sont confiées de façon régulière, et les conseillers principaux en AIPRP rencontrent la directrice de l’AIPRP deux fois par semaine pour examiner les échéanciers et résoudre les problèmes pouvant nuire à la capacité du SPPC de respecter ses obligations au titre de la Loi. La directrice de l’AIPRP rencontre la coordonnatrice de l’AIPRP toutes les semaines pour discuter de l’état d’avancement des demandes actives, des plaintes déposées et de toute question qui aurait pu être soulevée.

Au moment d’examiner des renseignements qui visent une autre institution gouvernementale ou qui en émanent, la coordonnatrice de l’AIPRP, en collaboration avec le Bureau de l’AIPRP, détermine s’il y a lieu de mener des consultations. Les facteurs pris en considération dans l’exercice du pouvoir discrétionnaire de consulter varient en fonction des circonstances de chaque demande. Ces facteurs sont, notamment : les cas où la communication des renseignements est envisagée, sans égards à l’application d’exceptions ou d’exclusions; le traitement accordé à des demandes similaires par le passé, l’expertise en la matière du Bureau de l’AIPRP et des autres représentants du SPPC; et le délai de réponse prévu à la demande de consultation. En procédant ainsi, le SPPC vise à réduire le nombre de consultations à réaliser afin de répondre aux demandes le plus rapidement possible.

En outre, le Bureau de l’AIPRP prépare de temps à autre des rapports à l’intention de la haute direction du SPPC, pour rendre compte de ses activités, de sa charge de travail, de son rendement et des tendances en matière de protection des renseignements personnels. En plus de produire des rapports, le Bureau conseille, au besoin, différents représentants du SPPC à l’égard de leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels, dans le cadre de la conclusion de contrats et d’ententes sur l’échange de renseignements.

En 2022-2023, le SPPC n’a pas entrepris d’examen pour évaluer la possibilité de rendre disponible, par des moyens informels autres que ceux prévus par le Bureau de l’AIPRP, d’autres types de renseignements personnels que l’on sait être d’intérêt public.

10 Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée suppose la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou l’élimination inappropriées ou non autorisées de renseignements personnels de nature délicate.

En 2022-2023, sept (7) atteintes à la vie privée ont été signalées auprès du Bureau de l’AIPRP, dont trois (3) réputées comme étant substantielles, c’est-à-dire pouvant raisonnablement causer un dommage ou un préjudice grave à la personne touchée. Les atteintes substantielles à la vie privée doivent être signalées auprès du SCT et du CPVP, conformément à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du SCT.

Les sept (7) atteintes à la vie privée signalées découlaient toutes de la protection insuffisante de documents à communiquer à des avocats de la défense et à des accusés dans le cadre de procédures judiciaires. Ces documents renfermaient des renseignements personnels au sujet d’accusés et d’autres individus visés par des enquêtes criminelles. En particulier, dans deux (2) cas, les documents à communiquer avaient été rendus disponibles sur des dépôts numériques. En outre, trois (3) atteintes substantielles à la vie privée ont entraîné la communication involontaire de renseignements pouvant donner lieu à l’identification d’informateurs anonymes prenant part à des enquêtes criminelles, compromettant ainsi la sécurité de ces personnes.

11 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est un outil permettant à une institution fédérale de s’acquitter de ses responsabilités en matière de protection de la vie privée au regard de la gestion des renseignements personnels. Les institutions effectuent des EFVP lorsqu’elles évaluent les répercussions sur la protection de la vie privée des activités et des programmes nouveaux ou ayant subi des modifications importantes dans le cadre desquels des renseignements personnels sont utilisés.

En 2022-2023, le SPPC a effectué une EFVP dans le cadre du Programme national de recouvrement des amendes (PNRA). Le Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) administre le recouvrement des amendes fédérales impayées aux termes d’une attribution que lui a confiée le procureur général du Canada en septembre 2007. Au moyen du PNRA, le SPPC applique les peines par le recouvrement des amendes impayées, imposées par le tribunal à des particuliers et à des entreprises déclarés coupables au titre de lois fédérales, en assurant le suivi et la gestion des amendes qui arrivent à échéance. Pour faciliter ses activités de recouvrement, le SPPC retient les services d’agences de recouvrement privées.

Une EFVP a dû être réalisée lorsque le SPPC a modifié son modèle de recouvrement en faveur d’une approche hybride. Le PNRA procède maintenant à la collecte, à la communication et à la conservation de renseignements en collaboration avec différents partenaires, en plus des agences de recouvrement, comme les bureaux de crédit et les institutions des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Un aperçu de l’EFVP réalisée et des risques repérés pour la vie privée est disponible en ligne, à : https://www.ppsc-sppc.gc.ca/fra/tra/efp-pia/pnra-nfrp.html.

12 Communications dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2) de la Loi décrit les cas dans lesquels les renseignements personnels relevant d’une institution fédérale peuvent être communiqués sans le consentement de l’individu qu’ils concernent.

En particulier, conformément à l’alinéa 8(2)m) de la Loi, les renseignements personnels peuvent être communiqués sans consentement lorsque des raisons d’intérêt public le justifient. Or, en 2022-2023, le SPPC n’a pas autorisé la communication de renseignements personnels dans les circonstances visées.

13 Annexe A – Arrêté sur la délégation

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 22^e jour de février 2021.

(originale signé par)

Kathleen Roussel
Directrice des poursuites pénales

14 Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Service des poursuites pénales du Canada

Période visée par le rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 - Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Section 5 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 - Prorogations

Section 7 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes substantielles à la vie privée

Section 12 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

15 Annexe C – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution: Service des poursuites pénales du Canada

Période visée par le rapport: 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Rangée 11, col. 3 de la section 3.1 doit être égale à la rangée 7, col. 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la Loi sur l’accès de à l’information 2022-2023

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseeignements personnels

Rangée 11, col. 3 de la section 4.1 doit être égale à la rangée 7, col. 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseeignements personnels 2022-2023

Section 5: Numéro d’assurance social (NAS)

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rangée 1, col. 1 de la section 6 doit être égale ou inférieure à la rangée 1, col. 1 de la section 1.1 du Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseeignements personnels 2022-2023

Date de modification :

2023-10-16